İmha komisyonu tutanağı nasıl hazırlanır?

İmha komisyonu tutanağı nasıl hazırlanır?

İmha Komisyonu Tutanağı Hazırlama Adımları :

• Başlık ve Giriş :

  • Tutanağın başında "İMHA TUTANAĞI" başlığı yer alır
  • Ayıklama ve İmha Komisyonu'nun bilgileri yazılır

• Ayıklama ve İmha Süreci :

  • Birime ait evrakların ayıklama işlemine tabi tutulduğu ve muhafazasına lüzum görülmeyenlerin belirlendiği belirtilir

• Onay ve Tarih :

  • İlgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayı ve tarihi eklenir

• İmha Şekli ve Tarihi :

  • Evrakların hangi yöntemle (örneğin, kıyılmak suretiyle) ve hangi tarihte imha edildiği yazılır

• İmzalar :

  • Tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır

Örnek Formlar :

• devletarsivleri.gov.tr sitesinde "İmha Tutanağı" örneği mevcuttur
• ticaret.gov.tr sitesinde de bir örnek bulunmaktadır

İmha tutanağında kaç kişi imza atar?

İmha tutanağında en az iki kişinin imzası bulunur. Ayıklama ve imha komisyonları, kararlarını oy çokluğu ile alır ve oyların eşit çıkması halinde söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmha listesi ve tutanağı kim imzalar?

İmha listesi ve tutanağı, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Ayıklama ve imha komisyonu, kurum arşivinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek en az iki temsilciden oluşur.

İmha kararı tutanağı ne zaman yapılır?

İmha kararı tutanağı, imha işlemi gerçekleştirildiğinde düzenlenir. Bu, ayıklama ve imha komisyonları tarafından her yılın mart ayı başında çalışmaya başlandığında yapılır. İmha kararı tutanağı, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İmha tutanağında hangi bilgiler olmalı?

İmha tutanağında bulunması gereken bilgiler: İmhayı yapan birim. İmha karar tarihi ve sayısı. Eşyaların bulunduğu yer. Nakliyeyi yapan firma veya kişi. Yükleme yapılan araçların plakası. Aracın dolu ve boş ağırlığı. Net ağırlık. İmhanın yapıldığı yer. İmhanın yapılış şekli. Tutanağın kaç nüsha olarak imzalandığı. Komisyon başkanı ve üyelerin isimleri ile unvanları. Şahitlerin isimleri ve unvanları. İmha işlemini gerçekleştiren kişinin adı, soyadı ve görevi. İmha işlemine şahitlik edenlerin adı, soyadı ve görevleri. İmhanın şekline göre ilgili bölümler "X" şeklinde işaretlenmelidir.

İmha yönetmeliği nedir?

İmha yönetmeliği, belgelerin veya kişisel verilerin imha edilmesi süreçlerini düzenleyen yasal metinlerdir. Devlet arşiv hizmetleri hakkında imha yönetmeliği, kamu kurum ve kuruluşlarında saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanması ve imha edilmesi işlemlerini kapsar. Bu yönetmeliklere göre: Ayıklama ve imha işlemleri, kurum arşivi ve merkezi arşivlerde yapılır. Eski yıllara ait belgeler öncelikli olarak imha edilir. İmha kararı, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai onayı ile verilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi hakkında yönetmelik, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi yöntemlerini ve bu süreçlerin kayıt altına alınmasını düzenler. Bu yönetmeliklere göre: Silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemleri, kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda resen gerçekleştirilir. İmha işlemleri, kişisel verilerin geri döndürülemez şekilde yok edilmesini içerir. İmha kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl saklanır.

Arşiv imha tutanağı nasıl hazırlanır?

Arşiv imha tutanağı şu şekilde hazırlanır: 1. İmha Listelerinin Hazırlanması. İmha edilecek malzeme için, teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içindeki tarih ve sıra numarası ile dosya planı esas alınarak iki nüsha imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 2. Kesinlik Kazanması. Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayını müteakip kesinlik kazanır. 3. Tutanak Düzenlenmesi. İmha işlemi, iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. 4. Saklanması. İmha listeleri ve tutanakları, aidiyetleri göz önüne alınarak gruplandırılır. Nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süre ile saklanır.